Программы для таблиц

Все приложения из обзора открывают формат xlsx, поддерживают формулы и функции, помогают строить диаграммы и обрабатывать данные на больших листах. Разница — в цене, в наличии офлайн-версии и в том, насколько точно сохраняется сложное форматирование при переносе данных между программами.

Обзор программ для работы с таблицами

Ниже разберём каждый редактор подробнее: что он умеет, какие ограничения есть у бесплатных версий и в каких случаях необходимо выбрать именно его. Скриншоты и инструкцию по установке вы можете найти на сайте разработчика.

Microsoft Excel

Главная программа для работы с электронными таблицами и тот стандарт, на который ориентируются остальные разработчики. В Excel больше 400 встроенных функций, сводные таблицы, макросы, инструменты анализа данных и полный набор диаграмм. С помощью этих функций можно создавать отчёты любой сложности.

• Плюсы. Сложные данные открываются без потери форматирования, редактор работает офлайн, есть поддержка макросов и надстроек.
• Минусы. Требуется подписка на офисный пакет; бесплатная веб-версия урезана и очень медленно открывает большие листы.
• Кому нужен. Бухгалтерам, аналитикам, всем, кто получает чужие данные в xlsx со сложными формулами и должен вернуть их в том же виде.

Google Таблицы

Бесплатный редактор, который находится прямо в браузере. Главное достоинство — совместное редактирование: несколько пользователей могут работать в одном документе одновременно, видеть изменения в реальном времени и добавлять комментарии в ячейках.

• Плюсы. Ничего не нужно устанавливать, ваши данные сохраняются автоматически, доступ есть с любого устройства, можно делиться ссылкой с правом на просмотр или на редактирование.
• Минусы. Необходимо подключение к интернету, сложные макросы Excel не поддерживаются, при большом объёме данных таблица начинает тормозить.
• Кому нужны. Командам, которые ведут общие списки и отчёты, и всем, кому важно открывать документ с телефона в любой точке мира.

Бесплатные программы: LibreOffice Calc и МойОфис

LibreOffice Calc входит в бесплатный офисный пакет для любой операционной системы: Windows, macOS и Linux. В нём есть формулы, сводные таблицы, фильтрация, условное форматирование и диаграммы. Файлы xlsx открываются, но сложное оформление иногда съезжает.

МойОфис Таблица — российская разработка, бесплатная для домашнего использования. Пользователю она даёт те же инструменты, а на слабых компьютерах открывается быстрее; есть веб-версия и мобильное приложение. Разработчик регулярно выпускает обновление. Для бизнеса необходима платная лицензия.

• Оба варианта открывают и сохраняют данные в xlsx, csv и ods.
• Оба работают без интернета и не требуют подписки для дома.
• Ограничение. Макросы Excel на VBA выполняются частично или не выполняются вовсе.

Что должна уметь программа для таблиц

Набор возможностей примерно одинаковый, но полезные мелочи различаются. На что смотреть, когда выбираете, чем создавать и обрабатывать информацию:

• Формулы и функции. Базовый набор есть везде: сумма, среднее, поиск по условию. Разница в количестве встроенных функций и в том, как они называются на русском языке: указать имя функции можно просто с клавиатуры.
• Сводные таблицы. Инструменты, с помощью которых большой массив данных сворачивается в короткий отчёт за пару действий. Их удобно создавать по готовым шаблонам.
• Диаграммы. Достаточно указать нужный диапазон ячеек — и редактор построит график. Используйте их часто: так информацию проще показать наглядно.
• Фильтрация и сортировка. Пользователь скрывает лишние строки и видит только то, что нужно в конкретный момент. Также можно закрепить заголовки.
• Работа с текстом. Разделить текст по столбцам, убрать лишние пробелы, склеить ячейки — эти команды экономят время каждый день и упрощают ввод текста.
• Шаблоны. Готовые бланки бюджета, графика отпусков, счёта: их просто использовать сразу и не создавать таблицу с нуля. Для создания своего шаблона хватит пары минут, а найти готовые можно на стартовой странице.

Подробнее возможности каждого приложения описаны в справке — её можно читать прямо в программе. Если какой-то функции не хватает, обычно есть надстройка или онлайн-сервис, с помощью которого задача решается самостоятельно. Подробнее об этом — в наших статьях про офисные инструменты.

Как выбрать программу под свои задачи

• Смотрите на формат данных. Если вам присылают xlsx со сложными формулами, безопаснее Excel или Р7-Офис. Также стоит проверить макросы.
• Оцените, нужен ли офлайн. Google Таблицы без интернета почти бесполезны, настольные редакторы работают всегда.
• Проверьте операционную систему. На Linux Excel не установить, зато LibreOffice и Р7-Офис работают штатно, в зависимости от версии системы.
• Учитывайте совместную работу. Если над документом работают несколько человек, нужен веб-редактор с доступом по ссылке.
• Оцените объём данных. Таблицы на сотни тысяч строк уверенно тянет только Excel, остальные приложения начинают тормозить: размер файла показывает, чего ждать.

Ответы на частые вопросы

Чем открыть файл xlsx бесплатно? Подойдут Google Таблицы, LibreOffice Calc, МойОфис или бесплатная веб-версия Excel. Все они открывают формат, позволяют редактировать данные и создавать новые листы. Подробнее о создании таблиц читайте в справке.

Можно ли работать в Excel бесплатно? Да, в браузере: веб-версия доступна с учётной записью Microsoft. Возможности урезаны — нет части функций анализа и макросов, но для простых задач вы получите всё нужное.

Какая программа лучше для совместной работы? Google Таблицы и Яндекс Документы: несколько пользователей редактируют документ одновременно, видят курсоры друг друга и могут оставлять комментарии, а также делать пометки. Подробнее об этом в справке самих сервисов.

Что выбрать для российской компании? Р7-Офис или МойОфис — они входят в реестр отечественного ПО, поддерживают привычные форматы и совместное редактирование на своём сервере. У таких решений есть управление правами доступа.

Как перенести таблицу из одной программы в другую? Сохраните данные в формате xlsx или csv и откройте в новой программе. Формулы обычно переносятся, а сложное форматирование и макросы необходимо проверить вручную.

Статьи по теме: программы для компьютера, программы для презентаций, чем открыть xlsx, программы для сканирования.